Astuces : Comment organiser un Walking Dinner réussi ?

Crédit : Photographe : Tanguy de Montesson / Agence Oblique

Dans cet article, on vous laisse découvrir en détails ce qu’est un walking dinner et comment on l’organise. Ce format de réception est répandu et adapté pour les événements professionnels. Son principal avantage est d’offrir une grande flexibilité. Vous avez prévu d’en planifier un à la suite d'une conférence ? On vous livre quelques conseils.

Le concept de walking dinner nous vient de Belgique et plus spécifiquement de Bruxelles. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un dîner durant lequel on ne s’assied pas. La traduction française la plus adéquate est "cocktail dinatoire". D’apparence, il ressemble beaucoup à un cocktail ou vin d’honneur. La principale différence est que la carte est plus copieuse. En effet, les invités seront suffisamment nourris et ne devront pas passer à table après la réception. Communément, au menu, on retrouve des verrines, des amuse-bouches en tous genres, de la viande et du poisson préparés en petites bouchées ainsi que des desserts.

Le traiteur installe un ou plusieurs stands culinaires (en fonction du nombre de convives), idem pour les boissons.Durant les walking dinners, il est courant de voir des animations gastronomiques. Lors des événements de grande ampleur, tout au long de la soirée, on suit un parcours nous faisant découvrir plusieurs ambiances. Voici un exemple de succession d’animations : apéritif au champagne, bar à huîtres, buffet burgers, bar à dégustation de gin, stand foie gras, bar à smoothies. L’idée est de proposer un large choix à vos invités d’exception. Chaque atelier est souvent décoré en accord avec la thématique de la soirée.

Bien que certains clients particuliers optent pour ce type de prestations, notamment pour les lendemains de mariage, le concept de walking dinner est très apprécié pour les événements corporate. La première raison est qu’il permet d’accueillir plus de personnes dans votre salle de réception. En effet, dresser des tables pour un dîner assis nécessite d’avoir un grand espace disponible. Si vous souhaitez rassembler tous vos clients, vos partenaires ou vos collaborateurs à l’occasion des 10 ans de votre entreprise, c’est le format de catering qu’il vous faut. Le deuxième atout d’un cocktail dinatoire est d’inciter les participants à échanger.

Chaque personne peut circuler autour des mange-debout et aller à la rencontre de tous. Il garantit une belle convivialité et favorise les temps d’échange. C’est une excellente opportunité pour faire grandir un réseau professionnel. Le troisième avantage du walking dinner est d’être très flexible. Nous savons à quel point les emplois du temps se remplissent vite, il est parfois difficile de se libérer en temps et en heure. Ce format offre la possibilité à chacun d’arriver quand il le peut. Contrairement à un dîner assis où tous les invités sont servis simultanément. 

Pour faciliter l’orga de votre réception, voici une liste des choses à faire
- Choisir un lieu : à la fois accessible, étonnant et adapté au nombre de participants
- Sélectionner un traiteur : original, flexible et correspondant à votre budget
- Envoyer des invitations : format numérique, papier (ou les deux), penser aux relances, suivre les retours
- Louer du mobilier et de la vaisselle : ces éléments s'intègrent pleinement dans le décor
- Choisir entre DJ ou playlist : un système son est indispensable pour créer une ambiance conviviale
- Penser à la décoration du lieu : faire appel à un prestataire externe, se renseigner auprès du lieu ou du traiteur
- Faire venir un photographe : habitué aux events pros et discret
- Anticiper la logistique : le parking, l’arrivée des prestataires, l’accueil des clients, le rangement du lieu, la sécurité…

Cette série d’astuces n’est pas exhaustive, mais elle vous donne une idée de l’ampleur du projet.

Organiser un walking dinner demande du temps et nécessite l’intervention de prestataires événementiels professionnels.